Thêm máy in bằng IP: quy trình đúng cho Mac và Windows

Thêm máy in bằng địa chỉ IP cần đúng ba thông tin: IP hoặc hostname của chính máy in, giao thức mà model hỗ trợ và driver/phần mềm phù hợp. Trước khi cài, xác định máy in nối trực tiếp vào mạng hay được chia sẻ từ máy tính khác; hai trường hợp này không dùng chung một địa chỉ.

IP nào cần nhập: máy in hay máy tính chia sẻ?

Máy in có cổng Ethernet hoặc Wi-Fi thường xuất hiện như một thiết bị mạng riêng. Khi quản trị viên cấp IP/hostname cho máy theo cách này, thông tin nhận diện trỏ tới máy in. Máy tính sẽ gửi lệnh tới thiết bị đó và tạo hàng đợi in riêng.

Trường hợp máy in cắm USB vào một máy tính rồi chia sẻ, máy đang cung cấp dịch vụ in là máy chủ in. Địa chỉ của máy chủ không biến máy in USB thành thiết bị IP độc lập; tên chia sẻ, quyền truy cập và trạng thái máy chủ cũng ảnh hưởng việc in. Quy trình chia sẻ LAN có phần riêng tại hướng dẫn chia sẻ máy in qua mạng LAN.

Đừng lấy IP đang thấy trên máy tính rồi mặc định đó là IP của máy in. Yêu cầu quản trị viên ghi rõ loại kết nối và đối tượng sở hữu địa chỉ. Nếu chưa có người quản trị, đọc trang trạng thái/cấu hình mạng của đúng model theo sách hướng dẫn hoặc màn hình máy. Không đặt IP tĩnh và không đổi cấu hình router để thử: địa chỉ tự đặt có thể trùng thiết bị khác hoặc nằm ngoài dải được cấp.

Chuẩn bị trước khi mở trình cài đặt

Ghi lại hãng, model đầy đủ trên tem máy, phiên bản hệ điều hành, IP hoặc hostname, loại kết nối (Ethernet, Wi-Fi hay máy chủ chia sẻ), giao thức in, tên hàng đợi nếu được cấp, và driver/phần mềm đang dùng. Hỏi rõ địa chỉ được quản trị viên cấp cố định hay theo DHCP, và có quyền thêm máy in trên máy tính hay không. Không ghi mật khẩu mạng hoặc thông tin xác thực vào ghi chú gửi qua nhóm công khai.

Quy trình kiểm tra thông tin mạng trước khi cài

Làm lần lượt, giữ lại kết quả từng bước. Mục tiêu là phát hiện nhầm địa chỉ trước khi tạo thêm nhiều hàng đợi cùng trỏ tới một máy.

1. Đọc model đầy đủ trên tem máy và ghi hệ điều hành của máy tính. Kết quả cần có là một cặp model/hệ điều hành cụ thể để tra đúng hướng dẫn; tên dòng gần giống chưa đủ.
2. Đọc IP hoặc hostname từ trang cấu hình mạng của máy in, màn hình thiết bị, hoặc thông tin do quản trị viên cấp. Kết quả cần xác định rõ địa chỉ thuộc máy in hay máy chủ chia sẻ.
3. Hỏi giao thức in được hỗ trợ và tên hàng đợi nếu quản trị viên cấp máy chủ/hàng đợi riêng. Kết quả là thông tin khớp với cấu hình máy in, không tự đoán từ số cổng hoặc tên hãng.
4. Xác nhận máy in đang bật và máy tính kết nối đúng mạng văn phòng. Với máy được chia sẻ, xác nhận máy chủ đang hoạt động và có quyền in. Nếu điều kiện này chưa đạt, xử lý mạng/chia sẻ trước; đừng tạo hàng đợi thử.
5. Chụp hoặc ghi lại tên máy in hiện có, trạng thái và cổng trước khi thay đổi. Kết quả là có thể quay lại cấu hình cũ và nhận biết hàng đợi mới sau khi cài.

Thêm máy in IP trên macOS

Các tên menu dưới đây áp dụng cho macOS theo hướng dẫn Apple. Apple yêu cầu có địa chỉ IP hoặc hostname, giao thức in, model hoặc tên phần mềm máy in; nếu thiết bị dùng hàng đợi riêng thì cần thêm tên hàng đợi. Một số máy chỉ hỗ trợ một giao thức, vì vậy lấy giao thức từ tài liệu đúng model hoặc quản trị viên.

1. Mở menu Apple, vào System Settings > Printers & Scanners (Cài đặt hệ thống > Máy in & máy quét). Kết quả là danh sách máy in hiện có trên Mac.
2. Chọn Add Printer, Scanner, or Fax (Thêm máy in, máy quét hoặc fax). Cửa sổ thêm thiết bị xuất hiện; chọn thẻ/tuỳ chọn IP nếu được hiển thị.
3. Nhập IP hoặc hostname đã xác nhận vào trường địa chỉ. So từng ký tự với thông tin quản trị viên; không thêm tiền tố hoặc hậu tố tự nghĩ ra. Kết quả mong đợi là Mac nhận diện địa chỉ được cung cấp.
4. Chọn đúng giao thức mà máy hỗ trợ. Apple liệt kê AirPrint, HP Jetdirect (Socket), Line Printer Daemon (LPD) và Internet Printing Protocol (IPP); đây là các lựa chọn khác nhau, không phải danh sách để thử tuần tự.
5. Chọn model hoặc tên phần mềm phù hợp; điền tên hàng đợi nếu cấu hình máy yêu cầu. Khi model hỗ trợ AirPrint, Apple khuyên chọn AirPrint; máy tương thích có thể in mà không cần cài thêm ứng dụng, driver hoặc phần mềm. Máy không tương thích cần phần mềm đi kèm hoặc bản cập nhật từ nhà sản xuất.
6. Thêm máy in, rồi mở File > Print (Tệp > In) trong một tài liệu ngắn và chọn đúng máy. Kết quả là lệnh thử vào hàng đợi vừa tạo; kiểm tra tên hàng đợi và thông báo trước khi gửi tài liệu có dữ liệu nhạy cảm.
7. Nếu Mac liệt kê cùng máy IP nhiều lần, so tên/model. Apple ghi nhận có thể chọn mục tên Bonjour Multifunction khi máy in IP xuất hiện nhiều bản. Sau khi hàng đợi mới in được, xóa hàng đợi cũ bị trùng để tránh nhân viên chọn nhầm.

IPP được Apple mô tả là giao thức cho máy in hiện đại, nhưng tính năng cụ thể vẫn tùy model. Nếu lựa chọn giao thức không phản ánh đúng hướng dẫn máy, dừng và hỏi quản trị viên/hãng thay vì thử các lựa chọn còn lại. Hướng dẫn cài máy in nói chung trên Mac nằm ở bài cài máy in trên macOS; phần này tập trung vào dữ liệu IP và giao thức.

Trên Windows 10 và Windows 11: mở đúng trang, xác nhận trình thêm

Tài liệu hãng kỹ thuật hiện xác minh URI ms-settings:printers mở trang Printers & scanners (Máy in & máy quét) trên Windows. Tài liệu được xác minh không ghi tên các nút tiếp theo cho trình thêm máy in IP trên cả Windows 10 lẫn Windows 11, nên không nên làm theo ảnh hướng dẫn của phiên bản khác hoặc chọn cổng theo phỏng đoán.

1. Mở hộp thoại Run bằng Win + R, nhập ms-settings:printers, rồi nhấn Enter. Kết quả mong đợi là trang Printers & scanners; nếu URI không mở, tìm trang cài đặt máy in bằng Search của Windows.
2. Trên trang đó, dùng luồng thêm thiết bị mạng được hiển thị cho phiên bản Windows đang cài. Chỉ tiếp tục khi trình cài đặt có lựa chọn nhận IP/TCP-IP phù hợp và hướng dẫn máy hoặc quản trị viên xác nhận kiểu kết nối. Ghi lại tên tùy chọn hiện trên màn hình; nếu các lựa chọn không khớp, dừng để xác minh, không chọn một mục gần giống.
3. Khi Windows yêu cầu driver, đối chiếu model đầy đủ và chọn driver do hãng cung cấp cho hệ điều hành đó. Nếu chưa biết driver nào đúng, theo quy trình chọn driver đúng model; đừng chọn driver chỉ vì tên hãng trùng.
4. Hoàn tất việc thêm, chọn đúng hàng đợi vừa tạo và in một trang thử theo chức năng có sẵn trong driver hoặc ứng dụng. Kết quả cần thấy là hàng đợi nhận lệnh và máy in xuất trang; nếu chỉ thêm được biểu tượng nhưng lệnh đứng, chuyển sang bảng xử lý bên dưới.

Không áp dụng đường dẫn cài cụ thể của Windows 11 cho Windows 10 nếu giao diện khác. Bài cài máy in trên Windows 11 bao quát quy trình thêm thiết bị của hệ điều hành; trường hợp IP cần giữ chính xác thông tin địa chỉ, giao thức và quyền do mạng văn phòng cấp.

Chẩn đoán khi thêm xong nhưng chưa in được

Thay đổi từng yếu tố một và in lại cùng một trang thử. Việc đổi đồng thời IP, driver, giao thức và hàng đợi khiến không biết thay đổi nào tạo ra kết quả.

• Không tìm thấy máy: so lại IP/hostname với nguồn cấp, xác nhận máy đang bật và hai thiết bị ở mạng được phép giao tiếp. Nếu thông tin đúng mà vẫn không phát hiện, yêu cầu quản trị viên kiểm tra phân đoạn mạng và quy tắc tường lửa. Không tắt tường lửa hay mở cổng ngẫu nhiên.
• Hàng đợi hiện Offline: so địa chỉ đã nhập với IP hiện tại trên trang cấu hình. Nếu IP thay đổi, nhờ quản trị viên xác nhận địa chỉ mới và cách duy trì; không tự gán IP tĩnh. Xem riêng hướng dẫn xử lý trạng thái máy in Offline trên Windows.
• Hàng đợi nhận lệnh nhưng máy không phản hồi: xác nhận đã chọn đúng tên máy, giao thức và hàng đợi. Trên Mac, trạng thái paused, offline hoặc unavailable có thể hiện cạnh tên máy trong menu Printer; biểu tượng hàng đợi trên Dock mở Print Center để xem chi tiết. Nút Resume cho biết máy in đang tạm dừng; lệnh lỗi chặn hàng đợi có thể được chọn và xóa trong Print Center.
• Chỉ một máy tính gặp lỗi: so driver, phiên bản hệ điều hành và hàng đợi giữa máy in được với máy lỗi. Không sao chép driver/cổng của máy khác nếu model hoặc kết nối khác nhau. Nếu cả văn phòng cùng lúc mất kết nối, báo quản trị viên kiểm tra mạng/chia sẻ thay vì cài lại trên từng máy.
• Wi-Fi mất kết nối hoặc IP đổi: đây là việc xác nhận kết nối của chính thiết bị và cấu hình mạng. Ghi lại trạng thái hiện tại rồi tham khảo cách kiểm tra máy in không kết nối Wi-Fi; không reset mạng khi chưa biết thiết lập sẽ bị xóa.

Tình huống thực tế: thêm máy in IP cho máy tính mới

Ví dụ: văn phòng có một máy in mạng đang in bình thường trên các máy khác, nhưng máy tính mới không tìm thấy thiết bị. Người dùng lấy IP từ máy tính đồng nghiệp, chọn giao thức đầu tiên trong danh sách và tạo hai hàng đợi thử; cả hai không in. Cách đó chưa phân biệt được IP máy in với địa chỉ máy trạm, cũng không xác nhận giao thức.

Khoanh vùng lại bằng cách đọc model trên tem máy, xin quản trị viên xác nhận IP/hostname của máy in và giao thức, rồi kiểm tra máy tính mới đang ở mạng văn phòng. Xóa ý định tạo thêm bản sao cho tới khi xác định đúng thông tin. Trên macOS, nhập đúng địa chỉ, chọn giao thức đã xác nhận, model/phần mềm tương ứng và tên hàng đợi nếu được yêu cầu; in một trang thử. Trên Windows, mở trang cài máy in, dùng lựa chọn IP được hiển thị cho đúng phiên bản, rồi đối chiếu driver model. Nếu địa chỉ không truy cập được trên nhiều máy, giao sự cố cho quản trị viên mạng; nếu chỉ máy mới lỗi, kiểm tra quyền và driver trên máy đó.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Dừng tự cài khi không xác định được địa chỉ thuộc máy in hay máy chủ, không rõ giao thức, máy in dùng chung trong mạng được quản trị tập trung, hoặc Windows/macOS yêu cầu cổng/driver không có trong hướng dẫn đúng model. Cũng nên dừng khi nhiều máy cùng mất kết nối, IP thay đổi liên tục, hoặc việc thử làm phát sinh hàng đợi trùng. Gửi model, hệ điều hành, thông báo nguyên văn và các bước đã làm; che IP nội bộ nếu gửi ảnh ra ngoài đơn vị.

Công Ngọc nhận kiểm tra và sửa máy in; kỹ thuật xác nhận model, báo giá trước khi làm và chỉ xử lý khi bạn đồng ý. Xem dịch vụ sửa chữa máy in hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ Công Ngọc. Khi bàn giao, ghi rõ hàng đợi, cổng/giao thức và driver đã được quản trị viên xác nhận để tránh cài lại sai thông tin.

Câu hỏi thường gặp