Để scan vào thư mục mạng, máy cần profile đích hợp lệ và tài khoản được phép ghi vào thư mục đã cấu hình. Trước khi đổi máy, xác định model, đường dẫn do quản trị viên cấp và thông báo lỗi chính xác. Các bước menu dưới đây được xác minh cho Brother MFC‑L2750DW, MFC‑L2750DWXL và MFC‑L2759DW; không áp dụng nguyên xi cho mọi máy photocopy.
Phân biệt scan thư mục mạng với scan email
Scan tới thư mục mạng ghi tệp vào một thư mục trên CIFS server theo profile trong máy. Scan email lại gửi tệp qua SMTP tới hộp thư. Nếu cần gửi tới địa chỉ email, xem hướng dẫn scan qua email từ máy photocopy; không sửa profile CIFS để khắc phục SMTP.
Tài liệu Brother gọi luồng này là CIFS. Tài liệu hãng không xác nhận SMBv1, cổng TCP 445 hay cú pháp UNC là yêu cầu chung cho mọi MFP. Hãy dùng định dạng đường dẫn được quản trị viên xác nhận cho model thực tế. Không bật giao thức cũ hoặc quyền guest để né thông báo lỗi.
Ghi model trên tem, tên profile nếu đã có, thời điểm lỗi và thông báo nguyên văn. Phân biệt máy không tới đích với máy báo xác thực: lỗi đầu tiên dẫn tới kiểm tra profile/đường dẫn; lỗi sau cần đối chiếu tài khoản và quyền. Dùng tài liệu mẫu không nhạy cảm để không tạo thêm bản sao hồ sơ thật.
Chuẩn bị thư mục và tài khoản
Trước khi mở cấu hình, xin quản trị viên đường dẫn mà máy cần nhập, tài khoản riêng cho máy scan và xác nhận quyền ghi ở chính thư mục đích. Quyền xem danh sách thư mục không chứng minh máy tạo được tệp. Đề nghị kiểm tra quyền tại thư mục cuối, không chỉ ở cấp chia sẻ hoặc thư mục cha.
| Thông tin | Cần xác nhận | Dấu hiệu sẵn sàng | Điểm dừng |
|---|---|---|---|
| Model và chức năng | Model có luồng CIFS theo tài liệu hãng. | Hướng dẫn khớp tem và giao diện máy. | Không dùng menu của model gần giống. |
| Đường dẫn | Giá trị cho Network Folder Path. | Quản trị viên xác nhận đúng thư mục đích. | Không tự đoán cú pháp hoặc share. |
| Tài khoản | User name và mật khẩu profile. | Tài khoản được phép ghi vào thư mục. | Không dùng thông tin cá nhân hoặc gửi mật khẩu qua tin nhắn. |
| Thời gian máy | Ngày, giờ và múi giờ; đồng bộ với CIFS server. | Đã đối chiếu hoặc có cấu hình SNTP. | Không tiếp tục đoán khi xác thực thất bại. |
Brother giới hạn tên profile tối đa 15 ký tự chữ-số. Đặt tên ngắn, nhận biết được trên LCD, chẳng hạn tên chức năng nội bộ theo quy ước công ty. Tên tài khoản tối đa 96 ký tự; mật khẩu profile tối đa 32 ký tự và có trường nhập lại. Với tài khoản domain, tài liệu nêu hai cách ghi user@domain hoặc domain\user; chọn dạng quản trị viên yêu cầu.
Tạo profile CIFS trên Brother MFC‑L2750DW family
Với MFC‑L2750DW, MFC‑L2750DWXL và MFC‑L2759DW, tài liệu đặt profile trong Web Based Management. Đường dẫn menu là Scan > Scan to FTP/Network > Network > Submit. Nếu giao diện không khớp, dừng để tìm hướng dẫn model của bạn.
- Mở trang quản lý bằng thông tin quản trị do đơn vị cấp. Brother ghi thiết bị mặc định không yêu cầu mật khẩu giao diện, nhưng nếu mật khẩu đã đặt thì nhập mật khẩu đó. Nếu bạn không được cấp quyền, nhờ quản trị viên thao tác.
- Chọn Scan > Scan to FTP/Network > Network. Tạo tên trong Scan to FTP/Network Profile tối đa 15 ký tự chữ-số; tên này sẽ hiện trên màn hình máy.
- Nhập đường dẫn do quản trị viên xác nhận vào Network Folder Path. Không tự thêm/bớt thư mục con. Giữ một bản ghi đã che thông tin nhạy cảm để so lại khi cần.
- Nhập tài khoản có quyền ghi. User name tối đa 96 ký tự; mật khẩu tối đa 32 ký tự và phải nhập lại để xác nhận. Với tài khoản domain, dùng dạng
user@domainhoặcdomain\usertheo yêu cầu của quản trị viên. - Chọn phương thức xác thực Auto hoặc NTLMv2 theo cấu hình được cấp. Tùy chọn Use PIN for Authentication cho phép đặt PIN bốn chữ số để bảo vệ profile trên máy.
- Chọn Quality, File Type và Document Size, rồi bấm Submit. Chọn đúng cỡ tài liệu để kích thước trang trong tệp scan chính xác.
Brother cảnh báo các ký tự ? / \ " : < > | * trong cấu hình có thể làm gửi tệp lỗi. Nếu Submit không thành công, kiểm tra trường vừa nhập và ghi thông báo. Không chụp màn hình để chia sẻ khi còn lộ mật khẩu.
Đồng bộ thời gian và đặt tên tệp
Profile CIFS yêu cầu đồng bộ thời gian máy với máy chủ. Brother nêu hai cách: cấu hình SNTP hoặc đặt đúng ngày, giờ và múi giờ ở bảng điều khiển. Nếu xác thực thất bại dù quản trị viên đã xác nhận tài khoản, kiểm tra thời gian thiết bị trước khi chuyển sang phương thức xác thực khác.
Profile có các trường Quality, File Type, Document Size, File Size và Remove Background Color. Khi Quality hoặc File Type để User Select, máy sẽ hỏi lựa chọn mỗi lượt. Thiết lập cố định giúp thao tác nhất quán; chế độ hỏi cho người dùng chọn theo tài liệu. Không đổi chất lượng để sửa lỗi kết nối.
Tên tệp gồm tiền tố, sáu chữ số cuối bộ đếm flatbed/ADF và phần mở rộng. Ví dụ Brother đưa ra là Estimate_098765.pdf. Chọn tiền tố dễ phân loại nhưng tránh đưa tên khách hàng hay nội dung nhạy cảm vào tên file nếu tên đó hiển thị cho nhiều người.
Thử gửi và kiểm tra tệp ở đích
- Đặt một trang không nhạy cảm lên kính hoặc ADF theo hướng dẫn của máy. Tài liệu ngắn đủ để kiểm tra profile và quyền ghi.
- Trên màn hình, chạm Scan > to Network và chọn profile vừa tạo. Đây là luồng LCD Brother xác nhận cho model được nêu.
- Trả lời các thiết lập được máy hỏi. Nếu profile thiếu tài khoản, mật khẩu, chất lượng hoặc định dạng, máy sẽ yêu cầu nhập thông tin còn thiếu; đó không tự nó là dấu hiệu máy hỏng.
- Bấm Start, đợi máy báo kết quả rồi mở thư mục đích theo quyền được cấp. Xác nhận có tệp mới, mở được và đúng khổ trang mẫu.
- Nếu thất bại, ghi nguyên văn thông báo, profile, thời điểm và bước dừng. Che máy chủ, user name và nội dung thư mục trước khi gửi ảnh ra ngoài nhóm quản trị.
| Biểu hiện | Ưu tiên kiểm tra | Kết quả mong đợi | Tự xử lý? |
|---|---|---|---|
| Máy không tới thư mục | Network Folder Path theo giá trị đã cấp. | Profile trỏ đúng đích được duyệt. | Chỉ sửa theo xác nhận. |
| Báo xác thực | Định dạng tài khoản, quyền ghi, thời gian và phương thức xác thực. | Quản trị viên xác nhận từng điều kiện. | Không bật guest hay hạ bảo mật. |
| Scan xong nhưng không thấy tệp | Profile đã chọn, thư mục đích và thời điểm gửi. | Tệp mẫu xuất hiện trong thư mục được chỉ định. | Đối chiếu profile; quyền máy chủ do quản trị viên. |
| Tệp sai khổ hoặc loại | Document Size, File Type, Quality. | Tệp mở được và nội dung đúng mẫu. | Có, trong thiết lập scan. |
Ví dụ: văn phòng tạo profile nhưng máy hỏi mật khẩu ở mỗi lượt. Trên Brother được dẫn, máy có thể hỏi thông tin còn thiếu trong profile, gồm tài khoản hoặc mật khẩu. Người quản trị kiểm tra lại profile; nhân viên không nhập mật khẩu cá nhân. Sau khi cập nhật, chạy lại một trang mẫu và kiểm tra tệp ở thư mục đích.
Giữ tài khoản và dữ liệu an toàn
Use PIN for Authentication có thể bảo vệ profile bằng PIN bốn chữ số. Người quản trị cần xác định ai quản lý PIN và ai được phép dùng chức năng. PIN bảo vệ việc gọi profile tại máy; nó không cấp quyền ghi thay tài khoản và không thay thế chính sách quyền của thư mục.
Dùng tài khoản riêng cho tác vụ scan theo quy định đơn vị. Không gửi mật khẩu qua email, ảnh màn hình hay ghi lên giấy dán cạnh máy. Với tài liệu nhạy cảm, xác nhận nơi lưu và người có quyền truy cập trước khi quét. Xem hướng dẫn bảo vệ dữ liệu khi in và scan trên thiết bị dùng chung.
Nếu cấu hình yêu cầu bật SMBv1, guest không xác thực hoặc chia sẻ thư mục nhạy cảm rộng hơn, dừng và chuyển yêu cầu cho quản trị viên. Tài liệu hãng không nêu các yêu cầu này cho các hãng/model nói chung; không coi chúng là thao tác sửa lỗi an toàn.
Khi nào nên gọi kỹ thuật
Dừng tự chỉnh khi không rõ đường dẫn, máy báo xác thực sau khi quản trị viên đã đối chiếu tài khoản, profile không lưu hoặc giao diện khác hướng dẫn model. Nếu lỗi nằm ở quyền trên server, chuyển dữ liệu lỗi cho quản trị mạng. Nếu máy có dấu hiệu hư phần cứng hoặc chức năng scan không hoạt động ngoài riêng đích CIFS, cần kiểm tra thiết bị.
Gửi model, thông báo nguyên văn, tên profile đã che dữ liệu, thời điểm lỗi và kết quả lượt thử. Công Ngọc tiếp nhận yêu cầu sửa chữa máy photocopy; bạn có thể liên hệ Công Ngọc để trao đổi. Không gửi mật khẩu hay tài liệu scan trong yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Model Brother nào áp dụng các menu trong bài?
Tài liệu nêu MFC‑L2750DW, MFC‑L2750DWXL và MFC‑L2759DW. Đọc tem máy trước khi làm; các bước không đại diện cho mọi MFP.
Scan CIFS có luôn cần đường dẫn UNC không?
Tài liệu hãng dữ liệu chỉ xác nhận trường Network Folder Path, không xác nhận cú pháp UNC chung. Xin quản trị viên định dạng đúng cho model và máy chủ đang dùng.
Tài khoản chỉ có quyền đọc thư mục thì scan được không?
Không đủ: tài khoản profile phải được phép ghi vào thư mục đích. Nhờ quản trị viên xác nhận quyền tại đúng thư mục thay vì chia sẻ mật khẩu để thử.
Máy hỏi tài khoản khi scan có phải lỗi phần cứng?
Không nhất thiết. Tài liệu Brother nêu máy hỏi khi profile thiếu tài khoản, mật khẩu hoặc thiết lập scan. Quản trị viên nên rà profile trước khi kết luận máy hỏng.
Vì sao CIFS lỗi dù thông tin đăng nhập đã đúng?
Đối chiếu quyền ghi, đường dẫn, phương thức xác thực và thời gian của máy với CIFS server. Brother nêu yêu cầu đồng bộ thời gian thiết bị và máy chủ.
Có nên bật SMBv1 hoặc guest để máy cũ kết nối?
Không tự bật. Tài liệu hãng không chứng minh đây là yêu cầu chung; quản trị viên cần đánh giá tương thích và phương án an toàn theo đúng model.
