Máy in không in được: tìm đúng điểm nghẽn theo thứ tự

Khi máy in không in được, trước tiên hãy xác định lệnh có vào hàng đợi không, máy tính nào bị ảnh hưởng và máy có tự in được trang thử không. Ba phép kiểm tra này tách lỗi tài liệu, máy tính, kết nối và thiết bị; bạn sẽ biết nên xử lý tiếp ở đâu mà không vội gỡ driver hoặc xóa cấu hình.

Ghi nhận biểu hiện trước khi sửa

Quan sát khi bấm in: ứng dụng có mở hộp thoại in không, tên máy nào đang được chọn, lệnh có xuất hiện trong hàng đợi và màn hình máy in báo gì. Ghi lại nguyên văn thông báo hoặc mã lỗi, đèn nào đang nhấp nháy và thời điểm lỗi bắt đầu. Đừng gửi liên tiếp nhiều lệnh thử; chúng làm hàng đợi dài thêm và khiến khó nhận ra lệnh nào gây lỗi.

Dùng một tài liệu ngắn, không chứa thông tin nhạy cảm, để thử. Nếu một file duy nhất không in còn file khác chạy được, vấn đề thường nằm ở file, ứng dụng hoặc nội dung trang. Nếu nhiều file từ cùng máy tính đều không in, hãy kiểm tra lựa chọn máy in và hàng đợi trên máy đó. Nếu nhiều máy tính cùng không in, chuyển trọng tâm sang máy in, mạng hoặc máy chủ chia sẻ.

Bảng khoanh vùng theo dấu hiệu

Kiểm tra lệnh và chọn đúng máy in

Trên Windows, mở Printers & scanners từ trang Settings để xác nhận tên thiết bị. Có thể mở nhanh trang này bằng ms-settings:printers; đây là URI cài đặt Windows, không phải lệnh sửa máy. Chọn thiết bị cần dùng, nhất là văn phòng có nhiều thiết bị cùng hãng hoặc tên gần giống. Một lệnh gửi sang máy khác có thể biến mất khỏi hàng đợi bạn đang nhìn.

Nếu đang dùng macOS, mở System Settings > Printers & Scanners, chọn máy rồi mở hàng đợi. Trong Print Center, trạng thái có thể cho biết máy đang paused, offline hoặc unavailable; nút Resume xuất hiện khi hàng đợi tạm dừng. Chỉ tiếp tục lệnh khi máy đúng đã sẵn sàng. Với lệnh lỗi chặn các lệnh sau, chọn đúng lệnh đó trong Print Center rồi xóa riêng lệnh lỗi. Apple cũng lưu ý kiểm tra hàng đợi của các máy in khác nếu không thấy lệnh ở hàng đợi đang mở.

Trên macOS, nếu vừa thêm lại máy in và hàng đợi mới hoạt động, tài liệu Apple hướng dẫn xóa hàng đợi cũ. Chỉ làm việc này sau khi đã xác nhận hàng đợi mới in được và biết hàng đợi cũ nào không còn dùng; xóa nhầm sẽ làm mất lựa chọn cấu hình đang cần.

Thử kết nối theo kiểu máy đang dùng

Máy in nối USB

Kiểm tra đầu cáp ở máy in và máy tính, xem màn hình máy in có bật và sẵn sàng không. Rút cắm lại cáp ở một đầu mỗi lần; nếu có cổng USB khác, thử cổng đó rồi gửi một trang thử. Không rút cáp giữa lúc máy đang nhận giấy. Trên macOS, giữ Option khi mở menu Apple rồi chọn System Information; xem tên máy in có xuất hiện trong danh sách phần cứng USB không. Có tên nhưng vẫn không hoạt động thì đối chiếu hướng dẫn xử lý đúng model của nhà sản xuất, không kết luận ngay máy in đã hỏng.

Máy in Wi-Fi hoặc LAN

Xác nhận máy in đang bật và máy tính đang kết nối mạng có thể truy cập máy in. Máy in mạng và máy tính cần ở mạng phù hợp; văn phòng có mạng khách và mạng nội bộ riêng thì hai thiết bị có thể vẫn vào Internet nhưng không thấy nhau. Nếu máy in được chia sẻ qua một máy tính khác, máy chủ đó phải đang bật, không ngủ và đã bật chia sẻ máy in. Khi nhiều người cùng mất kết nối, hỏi đồng nghiệp xem máy nào còn in được trước khi thay đổi thiết lập mạng.

Đừng tự nhập một địa chỉ IP phỏng đoán hoặc đặt lại mạng khi chưa biết máy in đang dùng cấu hình nào. Nếu máy in có màn hình, in trang cấu hình mạng theo hướng dẫn đúng model và ghi lại địa chỉ đang hiển thị; quy trình lấy trang này khác nhau theo hãng. Bài máy in không kết nối Wi-Fi tập trung vào việc xác minh mạng và kết nối; còn bài này dùng kết quả đó để xác định phạm vi lỗi in.

Đọc kết quả trang thử và Print Spooler

Nếu máy hỗ trợ in báo cáo hoặc trang thử ngay từ bảng điều khiển, dùng chức năng đó để bỏ qua file, ứng dụng và máy tính. Trang thử ra được nhưng tài liệu từ một máy tính không ra: ưu tiên phần mềm, hàng đợi hoặc kết nối của máy tính đó. Trang thử cũng thất bại: đọc thông báo trên màn hình, kiểm tra giấy và vật tư theo hướng dẫn máy, rồi ghi lại kết quả. Không mở nắp hoặc chạm vào cơ cấu bên trong khi máy còn điện.

Trên Windows, dịch vụ Print Spooler quản lý hàng đợi in. Nếu thiết bị không xuất hiện hoặc lệnh không được xử lý trên một máy tính, kiểm tra trạng thái dịch vụ trước khi cài lại. Mở công cụ quản lý dịch vụ của Windows, tìm Print Spooler và xem trạng thái. Nếu dịch vụ đang chạy, chưa cần dừng nó chỉ vì máy in im; quay lại phân biệt kết nối, lựa chọn máy và lệnh lỗi. Nếu dịch vụ dừng hoặc liên tục dừng lại, ghi nhận trạng thái và thông báo thay vì xóa thủ công các file hàng đợi.

1. In một tài liệu ngắn từ ứng dụng khác và ghi xem lệnh có xuất hiện trong hàng đợi không. Kết quả cho biết lỗi có gắn với một file hay không.
2. Kiểm tra đúng tên máy in, nguồn điện và trạng thái trên màn hình thiết bị. Nếu có thông báo cụ thể, ghi nguyên văn để tra đúng hướng dẫn.
3. Thử trang nội bộ từ bảng điều khiển nếu model hỗ trợ. Trang ra được nghĩa là cơ chế in của máy còn hoạt động ở phép thử đó; trang không ra thì xử lý theo thông báo trên máy.
4. Đối chiếu một máy tính khác dùng cùng máy in hoặc một máy in khác trên cùng máy tính. Kết quả xác định lỗi đi theo thiết bị hay theo máy trạm.
5. Chỉ sau khi khoanh vùng mới mở bài chuyên sâu về hàng đợi, Offline, Wi-Fi hoặc driver. Ghi lại mỗi thay đổi và thử lại một lần để biết bước nào tạo khác biệt.

Quy trình thử sau mỗi thay đổi

Khi đã khoanh vùng được máy tính hoặc kết nối nghi ngờ, dùng một vòng thử có ghi nhận để tránh đổi nhiều cấu hình cùng lúc.

1. Ghi trạng thái hiện tại: tên hàng đợi, kết nối USB hay mạng, thông báo trên máy và máy tính nào gặp lỗi. Bạn có mốc so sánh nếu cần hoàn tác.
2. Chọn đúng một thay đổi phù hợp với dấu hiệu, chẳng hạn chọn lại máy in đúng hoặc kiểm tra lại cáp. Không vừa gỡ driver vừa đổi mạng.
3. Gửi một trang ngắn và xem lệnh có vào đúng hàng đợi, máy có nhận giấy và bản in có ra không. Ghi kết quả, kể cả khi không thay đổi.
4. Nếu không cải thiện, hoàn nguyên thay đổi vừa làm rồi chuyển sang nhánh kiểm tra khác. Nếu một thông báo mới xuất hiện, dừng và tra theo nguyên văn thay vì lặp thao tác.
5. Khi lỗi vẫn còn sau các phép thử cơ bản, gửi kỹ thuật model, ảnh thông báo và ghi chú các bước. Thông tin này rút ngắn việc xác định điểm lỗi.

Tình huống văn phòng: một máy in dùng chung

Ví dụ: văn phòng có năm máy tính dùng chung một máy in qua Wi-Fi; sáng đầu tuần bốn máy báo lệnh đang chờ, một máy vẫn in được. Vì máy còn in từ một máy trạm, chưa có căn cứ kết luận máy in hỏng. Người phụ trách thử cùng một trang tài liệu từ máy đang in được, ghi đúng tên hàng đợi, sau đó so sánh tên máy và mạng của một máy bị lỗi. Nếu lệnh lỗi chỉ nằm ở các máy trạm, kiểm tra hàng đợi từng máy; không khởi động lại máy in chung khi đồng nghiệp đang có lệnh khác. Nếu sau đó cả năm máy đều mất kết nối, kiểm tra trạng thái mạng và máy chia sẻ trước khi đổi driver.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Dừng tự xử lý khi máy phát tiếng va đập, có mùi khét, báo lỗi cơ khí lặp lại, kẹt giấy sâu hoặc trang thử từ bảng điều khiển cũng thất bại sau khi đã kiểm tra giấy và thông báo. Tắt máy, rút điện trước khi chạm phần bên trong; bộ sấy còn nóng cần thời gian nguội. Không tháo cụm điện hoặc tự can thiệp bo mạch. Công Ngọc nhận sửa chữa máy in; gửi model, ảnh thông báo và các phép thử đã làm qua trang liên hệ để kỹ thuật khoanh vùng, báo giá trước khi làm và chỉ xử lý khi bạn đồng ý. Quy trình chi tiết về hủy lệnh, Offline, cài driver và thêm IP có bài chủ riêng; bài này không lặp lại các bước đó.

Câu hỏi thường gặp