Máy photocopy không scan được: tìm lỗi theo từng dấu hiệu

Máy photocopy không scan được cần được kiểm tra theo nơi quy trình bị dừng: máy có đọc bản gốc không, có tạo ảnh scan không, file có rời thiết bị không và đích nhận có lưu được không. Hãy bắt đầu bằng một bản thử không nhạy cảm, ghi đúng thông báo trên màn hình và chỉ đổi một yếu tố mỗi lần.

Trước tiên xác định máy có quét được hay file chỉ không tới nơi

“Không scan” có thể mô tả nhiều lỗi khác nhau. Bản gốc không được kéo vào ADF là vấn đề nạp giấy; máy chạy quét nhưng file không xuất hiện lại nằm ở khâu truyền hoặc lưu; ảnh có vệt trong khi thao tác hoàn tất là vấn đề chất lượng ảnh. Ghi đúng biểu hiện giúp tránh đổi nhầm cấu hình mạng khi thực tế là giấy chưa được nhận.

Thử copy một trang không nhạy cảm từ cùng máy. Nếu copy cũng không tạo ảnh, kiểm tra nguồn bản gốc, mặt kính và ADF trước. Nếu copy rõ nhưng scan mạng thất bại, bộ phận quét đã tạo được ảnh trong phép thử đó; kế tiếp cần xác định ứng dụng hoặc đích nhận, không suy ra ngay rằng cảm biến hỏng.

Kiểm tra bản gốc và chất lượng ảnh trước khi đụng tới mạng

Đặt một tờ giấy sạch, phẳng lên mặt kính, đóng nắp rồi thực hiện một lượt copy hoặc scan thử. Nếu mặt kính cho ảnh đủ trang còn ADF làm thiếu mép, kiểm tra cách đặt giấy và dấu dẫn khổ trên khay nạp. Không cho giấy đã ghim, dính hoặc gấp vào ADF; gỡ ghim bằng tay khi tờ giấy đã được lấy ra khỏi máy.

Nếu cả copy và scan đều có vệt ở cùng vị trí, thử một mặt giấy trắng để xem vệt có lặp lại tại cùng vùng không. Trên Brother MFC‑L2750DW, hướng dẫn hãng yêu cầu tắt máy bằng cách giữ nút nguồn trước khi vệ sinh scanner; lau mặt nhựa trắng và kính bằng khăn mềm không xơ thấm nước. Với cụm ADF của model này, lau thanh trắng và dải kính bên dưới. Đây là chỉ dẫn cho MFC‑L2750DW family; máy Ricoh, Toshiba hay hãng khác phải theo hướng dẫn đúng model.

Sau khi lau, đóng nắp và bật lại máy theo hướng dẫn vừa nêu, rồi scan lại đúng tờ thử. Nếu vệt biến mất, ghi kết quả và kiểm tra một trang thứ hai. Nếu vệt giữ nguyên, lan rộng hoặc máy phát tiếng cọ, dừng vệ sinh; đừng dùng dung môi, vật nhọn hay mở nắp kỹ thuật để tìm cảm biến.

Phân biệt lỗi ứng dụng trên máy tính với lỗi đích lưu

Ghi lại nơi lệnh scan được khởi chạy: màn hình máy, phần mềm trên máy tính hay ứng dụng scan của hệ điều hành. Một số máy tách scan-to-file tại bảng điều khiển khỏi thao tác scan bằng phần mềm trên máy tính. Với Brother MFC‑L2750DW, tài liệu phân biệt scan-to-file trên máy với ControlCenter4 và Brother iPrint&Scan trên máy tính; không mặc định áp dụng đúng tên ứng dụng đó cho photocopy hãng khác.

Trên macOS, Apple hướng dẫn mở System Settings > Printers & Scanners, chọn scanner rồi bấm Open Scanner. Nếu không có nút này, Apple hướng người dùng cài phần mềm máy quét hoặc xem hướng dẫn scanner. Đây là đường dẫn của macOS, không phải menu trên màn hình photocopy. Khi Open Scanner mở được và quét ra thư mục cục bộ, nhưng nút scan mạng trên thiết bị thất bại, hai đường đi đã được tách: ứng dụng Mac đọc được scanner, còn cấu hình đích mạng cần người quản trị xem.

Trong ứng dụng Mac, Show Details mở thêm tùy chọn; Scan To chọn thư mục lưu hoặc ứng dụng nhận ảnh. Chụp lại tên thư mục đang chọn và kiểm tra đúng thư mục đó trong Finder. Không chuyển tệp nội bộ sang email cá nhân chỉ để thử đường truyền. Nếu mục tiêu là ghép nhiều trang thành PDF, xem cách scan tài liệu thành PDF; bài này chỉ dùng thử tại chỗ để xác định lỗi.

Nếu file đi qua mạng, kiểm tra thông tin có thể quan sát

Hỏi người dùng khác cùng máy xem họ scan được hay không. Một người lỗi còn người khác thành công gợi ý sự khác nhau nằm ở tài khoản, máy tính hoặc ứng dụng; cả phòng cùng lỗi làm tăng khả năng đích chung hoặc thiết bị có vấn đề. Đây là cách phân chia phạm vi, chưa phải kết luận nguyên nhân.

Trên Brother MFC‑L2750DW, có thể in Network Configuration Report qua đường dẫn Settings > All Settings > Print Reports > Network Configuration rồi chọn Yes. Báo cáo chứa IP address, subnet mask, node name và MAC Address/Ethernet Address. Những trường này giúp quản trị viên nhận diện thiết bị; chúng không chứng minh thư mục đích còn tồn tại hoặc tài khoản có quyền ghi.

Nếu trường IP trên báo cáo của MFC‑L2750DW là 0.0.0.0, Brother hướng dẫn chờ một phút rồi in báo cáo lại. Nếu vẫn như vậy, ghi kết quả và chuyển người quản trị mạng; đừng tự đặt IP hay đổi gateway theo phỏng đoán. Báo cáo có thông tin nhận dạng mạng, vì vậy chỉ gửi qua kênh nội bộ được phép và che trường không cần thiết khi chia sẻ rộng.

Đối với thư mục CIFS, tài liệu Brother MFC‑L2750DW family nêu tài khoản trong profile phải có quyền ghi vào thư mục đích; profile được đặt trong giao diện Web Based Management tại Scan > Scan to FTP/Network > Network > Submit. Tuy nhiên, tài liệu hãng không xác nhận SMBv1, cổng TCP hay đường dẫn UNC là yêu cầu chung cho Ricoh, Canon, HP, Xerox hoặc Toshiba. Đừng bật giao thức cũ, mở quyền Everyone hoặc tắt firewall theo mẹo trên mạng. Gửi tên model và thông báo đã che thông tin xác thực cho quản trị viên để họ đối chiếu cấu hình được duyệt.

Quy trình thử riêng đường scan từ macOS

Đây là phép thử ứng dụng trên macOS theo hướng dẫn Apple, không phải menu của máy photocopy. Dùng một trang không nhạy cảm và đích nội bộ được phép.

1. Mở System Settings > Printers & Scanners, chọn scanner; tên thiết bị cần hiện trong danh sách.
2. Bấm Open Scanner. Nếu nút không xuất hiện, ghi model và dùng phần mềm hoặc tài liệu scanner đúng model.
3. Mở Show Details, xem thư mục ở Scan To và chọn đúng đích đã duyệt.
4. Scan một trang rồi mở thư mục đó. File xuất hiện nghĩa là đường scan qua ứng dụng này hoạt động; nếu scan mạng trên máy vẫn lỗi, ghi riêng lỗi của đích mạng.
5. Nếu không có file, lưu thông báo và dừng trước khi đổi quyền hoặc chọn tài khoản cá nhân.

Quy trình khoanh vùng tại chỗ

Thực hiện lần lượt và ghi kết quả ngay sau mỗi bước. Bản thử cần không có dữ liệu cá nhân; nếu thiết bị thuộc mạng cơ quan, hỏi người phụ trách trước khi thay đổi hồ sơ hoặc đích scan.

1. Đọc model trên tem máy và ghi lại thông báo nguyên văn trên màn hình. Kết quả mong đợi là một mô tả có thời điểm, ví dụ “lỗi xuất hiện sau khi chọn Scan to Network”, thay vì ghi chung “máy hỏng”.
2. Đặt một tờ thử không nhạy cảm lên mặt kính và chạy copy. Nếu copy không ra ảnh, dừng kiểm tra mạng và ghi rằng lỗi xuất hiện trước bước truyền file.
3. Chạy scan theo cùng nguồn bản gốc, giữ nguyên thiết lập và ghi nơi lệnh được khởi chạy. Kết quả cần phân biệt máy báo lỗi, ứng dụng không mở hay máy báo hoàn tất.
4. Nếu máy báo hoàn tất, tìm đúng thư mục đích đã chọn và sắp theo thời gian sửa đổi. Nếu file nằm ở đó, ghi tên file và kiểm tra số trang; nếu không, ghi chính xác đường đi và đích dùng.
5. Hỏi một người dùng được cấp quyền thử cùng tệp mẫu. Nếu người đó thành công, chuyển thông tin tài khoản/thiết bị lỗi cho quản trị viên; không mượn mật khẩu của người khác.
6. Nếu thiết bị Brother MFC‑L2750DW, in báo cáo mạng theo đường dẫn ở trên và ghi các trường cần thiết. Nếu là model khác, tìm mục báo cáo mạng trong tài liệu đúng model thay vì dùng menu Brother.
7. Chọn điểm dừng: cần quyền quản trị, đổi cấu hình chia sẻ, có mã hệ thống hoặc phải tháo vỏ thì giữ nguyên trạng thái và chuyển người phụ trách. Không reset cài đặt để thử vận may.

Ví dụ: copy chạy nhưng tệp scan không về thư mục phòng ban

Một văn phòng dùng chung máy photocopy; nhân viên đặt bản gốc lên kính, chọn thư mục phòng ban và máy báo scan hoàn tất nhưng không có tệp mới. Kỹ thuật viên trước tiên cho một tờ không nhạy cảm chạy copy. Bản copy rõ, nên lỗi không nằm ở việc máy không đọc được bản gốc trong lượt đó.

Tiếp theo, nhân viên ghi tên đích đang chọn và kiểm tra đúng thư mục từ máy tính được phép. Không tìm thấy file. Một người dùng khác không được mượn thông tin đăng nhập để thử; quản trị viên kiểm tra quyền ghi của tài khoản scan và trạng thái thư mục. Nếu máy là MFC‑L2750DW, báo cáo mạng cung cấp IP và node name để đối chiếu thiết bị; nó không cấp quyền vào thư mục. Trường hợp này chuyển cho quản trị viên với model, thời điểm, đích đã che tên nhạy cảm và kết quả copy, thay vì bật chia sẻ rộng.

Dữ liệu nên ghi trước khi bàn giao

Ghi model đầy đủ, hãng, thông báo hoặc mã đúng từng ký tự, thời điểm xảy ra, nguồn bản gốc (kính hay ADF), cách khởi chạy scan và tên loại đích (máy tính, thư mục mạng hay email). Thêm kết quả so sánh: copy có ra không, scan cục bộ có thành công không, người dùng khác có bị ảnh hưởng không. Những chi tiết này giúp người nhận khoanh vùng giữa cơ cấu quét, ứng dụng và truyền file.

Không gửi mật khẩu, PIN, nội dung hợp đồng, danh sách địa chỉ hay ảnh tài liệu thật qua kênh không được phép. Nếu cần gửi ảnh lỗi, cắt phần chứa dữ liệu người dùng và chỉ giữ thông báo kỹ thuật. Với cấu hình SMB hoặc SMTP, xin quản trị viên cấp dữ liệu theo chính sách; tài liệu hãng hiện không xác nhận cổng hay thiết lập bảo mật dùng chung cho mọi hãng.

Khi nào nên gọi kỹ thuật

Dừng tự xử lý khi máy báo lỗi hệ thống lặp lại, ADF kẹt giấy liên tục, có tiếng cọ, kính hoặc nắp lỏng, hoặc cần tháo vỏ mới tiếp cận được bộ phận. Cũng dừng khi việc sửa đòi hỏi tài khoản quản trị, quyền thư mục hay thay đổi mạng cơ quan. Không chạm phần điện bên trong; nếu vừa dùng chức năng in laser, để cụm nóng nguội trước khi làm theo hướng dẫn vệ sinh đúng model.

Gửi model, mã hiển thị, kết quả copy và nơi scan bị dừng cho dịch vụ sửa chữa máy photocopy hoặc liên hệ Công Ngọc. Nếu lỗi chỉ thuộc tài khoản hoặc quyền mạng, chuyển quản trị viên CNTT; kỹ thuật thiết bị không nên nhận mật khẩu hay tự mở rộng quyền chia sẻ.

Câu hỏi thường gặp